公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来，所以起草公文需须重视语言的运用。公文的语言有自身独特的要求，重视语言的研究工作，对撰写高质量的公文，充分发挥公文的管理协调功能具有非常重要的作用。

公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
庄重指语言端庄，格调郑重严肃。公文是机关行使权力的工具，具有法定的效力，所以要求语言上具有庄重特色，要体现发文机关的权威性，特别是那些指示性、法规性公文更应如此。
准确指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。公文是用来指导工作、反映情况和处理问题的，需须强调语言准确，避免产生任何歧义。但有时公文中也需要使用某种模糊语言，如基本、几乎、不少、绝大多数等，在一定情况下适当运用此类模糊语言，不但不会造成文意的模糊，而且恰恰能够达到准确表达文义的效果。比如，“到本世纪末基本解决农村贫困人口的温饱问题”，这里用“基本解决”比用百分比的表达效果更强。
朴实指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。公文的着力点应放在说明问题和讲清道理上，注重以理服人，因此，公文语言要实在、质朴、平易。叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不追求词句的华丽。当然，强调公文语言的朴实，绝不是说公文的语言不要求生动。公文也要尽可能写得生动些，但这要根据公文的特点恰当处理，不能硬搬文艺作品的语言。
精练指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。公文的语言需须简明扼要，不拖泥带水，用最少的文字，表达尽可能多的意思。当然也要注意不要由于片面追求简练，使文义不能得到完整、准确的表达。
严谨指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。公文是一种实用文体，它是在公务活动中进行交际、传递信息的文书。公文写作与一般性文章写作有明显的区别，它不需要繁复的细节描写和深入细致的刻画，也不能抒发个人的情感，要求用规范、严谨的语言去表述事实、传达信息。
规范指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。公文要遵守语法规则，使用规范化语言，用词要符合行文的语体风格。要使用书面语言，不用口语、方言。公文起草中需须十分重视语法和修辞问题，要在这方面认真下功夫，做到字斟句酌。现在社会上存在用语、用字不规范的现象，要防止这种现象在公文语言中出现。
我们强调公文语言要规范化，同时也不否定公文语言具有某些特点，这两者并不矛盾，而是统一的。如在公文中适当使用文言词语，可使公文语言风格更为庄重、典雅和简洁。
公文的语言，在长期实践中形成了某些专用词语，如公文开头用语的“根据”、“遵照”、“现将”、“最近”等，期请用语的“拟请”、“务请”、“即请”等，询问用语的“当否”、“妥否”、“是否妥当”、“是否可行”等，表态用语的“同意”、“批准”、“可行”、“不妥”或“原则批准”、“基本同意”等，结尾用语的“此复”、“盼复”、“特此报告”、“请予指示”，等等。这些词语既能体现公文特点，又很方便适用，起草公文要根据情况适当使用。
 
 
列宁指出：“语言是人类最重要的交际工具。”(《论民族自决权》)公文作为反映公务活 动的工具，自然也离不开语言，它是在提炼口头语言的基础上形成的，合乎语法、修辞和逻辑规范的书面语言。 公文的语言，是公文写作中一个极其重要的问题。可以说，一篇公文，无论其主旨如何 正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但是，如果没有完 美规范的语言作为载体，也不会取得令人满意的效果。因而，语言运用得好坏，直接关系到 公文的质量。读者对文件内容的理解和掌握，直至付诸实施，都是通过语言这个中间媒介 来实现的。所以，在写作中，我们必须审慎仔细，下一番“刮垢磨光”的工夫，认真学习和掌 握公文的语言特点及其运用规律，写出合乎规范、质量较高的文书来，以适应工作需要。 公文是用来处理公务的文书，它在国家机关、社会团体和企事业单位的公务活动中发 挥联系、传达或向社会宣布周知的作用。公文的实用性很强，其内容直接与社会生活的各 个领域，与社会各阶层人们的工作、、学习和生活紧密相联，并能产生直接的甚至是立竿见 影的影响，这就决定了公文存在着与文艺作品及政论文章等有所区别的语言特点：因此一 对于公文写作来说，在语言运用上必须达到如下几方面的要求：